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Heures payées et vacances prises qui ne sont pas dans le système (avant son installation). Elles s'ajoutent à ce que le calendrier contient déjà. La paie (salaire brut) et les vacances prises s'entrent directement en $. Les anciennes saisies en heures sont converties au taux horaire moyen de chaque employée entre les dates Du et Au.
Cette action annule la confirmation de paiement. Les heures pourront être modifiées.
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| Événement | Date | Note |
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| Segment | Début | Fin | Durée |
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Un document paysage avec les quarts de chaque employée, du lundi au vendredi — à imprimer ou à remettre à l'équipe.
Composez l'horaire d'une journée quart par quart. La moyenne d'enfants de la période choisie et le minimum théorique guident vos choix.
Les vrais quarts (punchs, quarts modifiés/ajoutés, entrées de travail) comptent toujours. Cochez les autres heures payées à inclure dans le calcul.
Le ratio d'éducatrices qualifiées se règle dans Dev → Standards.
Un PDF par enfant (RSGEE art. 123) : jours de présence et d'absence, journée ou demi-journée (4 h et moins), heures d'arrivée et de départ, date de fin des services, signature du parent. Vérifiez d'abord les pointages suspects du mois (onglet ci-dessus) pour éviter les « départ non pointé ».
Les locaux se règlent ici ou dans Dev → Locaux (même chose) : nom, couleur, capacités, groupes, politique de sieste et disposition du visualiseur.
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Tout ce qui doit être fait pour que la garderie tourne : en tout temps, périodiquement, au besoin et ponctuellement. Cliquez une tâche pour voir ses échéances dans le calendrier.
Un bac à sable pour essayer des répartitions : une page par jour de semaine, une colonne par groupe. Glissez les enfants d'une colonne à l'autre (ou vers « non placés »), choisissez l'éducatrice de chaque groupe dans la liste (plusieurs si le ratio le demande : la capacité suit), et glissez l'en-tête d'une colonne pour changer l'ordre des groupes. Rien ici ne touche aux vrais groupes ni à l'horaire : c'est une maquette, sauvegardée automatiquement.
Peut-on inscrire un enfant de plus que la capacité d'un groupe en comptant sur les absences ? Pour chaque journée ouverte de la période, on compte les enfants réellement présents dans le groupe (ou dans un ensemble de groupes, ex. Bleu 1 + Bleu 2), chaque enfant étant compté dans le groupe où il était ce jour-là. On voit combien de fois le groupe a été plein, le maximum atteint, et une estimation du risque si on inscrit un enfant de plus. ?« Enfants distincts » = tous ceux qui sont venus dans la journée, même 1 h (le plus prudent : si tous sont là en même temps, il faut une place pour chacun). « En même temps (pointe) » = le maximum d'enfants présents simultanément, ce qui compte vraiment pour le ratio et pour le local. L'estimation du risque applique à chaque journée passée son propre taux de présence au nombre d'inscrits simulé (loi binomiale), puis fait la moyenne : c'est une estimation prudente, car en réalité les absences se concentrent sur quelques enfants, ce qui rend « tout le monde présent » un peu moins fréquent.
Capacité par défaut : 5 (poupons), 10 (prématernelle), 8 (autres). Cliquez une ligne pour analyser ce groupe en détail ci-dessous.
Cochez un ou plusieurs groupes (ex. Bleu 1 + Bleu 2 pour savoir combien d'enfants « bleus » au total on a atteint).
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Réglages de l'app des employées (/staff). Ils s'appliquent à toute l'équipe, sur tous les téléphones.
Chaque standard définit les règles appliquées aux heures des employés, au ratio d'éducatrices qualifiées et aux groupes qui ne peuvent pas fusionner.
Choisissez une journée et un standard : on compare les heures réellement travaillées ce jour-là au minimum d'heures qu'il aurait fallu si le standard était parfaitement respecté (selon la présence réelle des enfants). Pour aujourd'hui, le calcul s'arrête à l'heure actuelle.
Ces réglages changent la « Répartition proposée » de la page équipe (/staff). Chaque changement est enregistré immédiatement.
Une équipe = des groupes qui se mélangent librement. Les enfants d'une équipe vont aux éducatrices de cette équipe (celles dont les groupes du jour en font partie), et chaque équipe a son propre ordre de départ. Un groupe sans équipe est une équipe à lui seul. Pour envoyer des enfants d'une équipe à une autre, ajoutez une règle dans « Fusions ».
Chaque règle permet aux enfants d'une équipe d'aller chez les éducatrices d'une autre — dans ce sens seulement — quand on en a besoin (équipe pleine ou sans éducatrice) et pour libérer une éducatrice. Sans règle, les enfants restent dans leur équipe.
Règle de base : chaque éducatrice garde d'abord tous les enfants de son groupe attitré; les enfants sans éducatrice sont ensuite répartis un à un vers la moins chargée.
Le matin, la garderie se remplit encore : choisissez comment on décide qu'on peut commencer à couper (et aviser les employées qu'elles peuvent partir).
Un enfant inscrit, pas encore arrivé, compte comme présent s'il vient d'habitude ce jour de semaine et que son heure d'arrivée habituelle + le délai n'est pas passée. Ensuite il est compté absent pour la journée.
Quand l'éducatrice du groupe d'un enfant est absente (ou n'a plus de place), l'enfant va en priorité dans le groupe choisi ici, s'il y reste une place au ratio. Sinon il suit la répartition normale.
Choisissez deux enfants : la répartition proposée évite autant que possible de les mettre chez la même éducatrice (autre local de préférence). Si c'est impossible (aucune place ailleurs), un avertissement s'affiche sur /staff.
Les enfants cochés sont toujours répartis le plus également possible quand leur groupe doit être redistribué : jamais deux chez la même éducatrice s'il y a le choix, et si un groupe a une place de moins, c'est lui qui reçoit l'enfant difficile. Le choix est enregistré sur la fiche de l'enfant.
Chaque avis aux éducatrices (« Ratio atteint », « Annulé — restez ») est copié au compte choisi dans Réglages → 8, qu'il ait été envoyé à l'éducatrice ou non, avec son nom.
Rejoue une journée passée avec les vrais pointages (enfants et employées), étape par étape, comme si V2 avait tourné ce jour-là : qui aurait été avisée, quand, et où les enfants auraient été placés à chaque moment.
Chaque avis simulé des pas que vous franchissez (flèches, glissière) est envoyé au compte de copie de Réglages → 8, préfixé « [Rejeu date heure] ».
Construisez une situation à la main — qui est sur place, qui est en aide, quels enfants sont là, à quelle heure — pour voir ce que V2 ferait. Rien n'est enregistré.
Tout ce que le moteur sait de la garderie est ici — rien n'est codé en dur. Les valeurs de départ sont des exemples tirés de vos groupes et de vos équipes actuelles. Chaque changement est enregistré immédiatement et visible dans « Maintenant », « Rejouer » et « Scénario ».
Le dispatcher V2 sépare trois choses : l'état (qui est pointé, quels enfants sont là, quelle heure il est), la configuration de la garderie (9 sections dans Réglages) et un moteur générique qui applique la configuration à l'état. Le moteur ne connaît ni « poupons », ni « bleu », ni « prématernelle » : ce sont des données.
« Rejouer une journée » rejoue une journée passée avec les vrais pointages et montre, minute par minute, ce que V2 aurait proposé et quand il aurait avisé qui — à comparer avec les sorties réelles. « Scénario » permet de fabriquer un cas précis (ex. éducatrice Bleu absente, 7 poupons, 2 employées en aide). « Maintenant » montre ce que V2 propose sur la situation en cours (c'est ce que /staff affiche quand V2 est le moteur en service, voir le bandeau en haut) ; les comptes admin cochés dans Réglages → Notifications en reçoivent une copie de test. Dans le rejeu, les « Décisions de V2 » sont simulées ; les « Pointages réels du personnel » (gris) sont ce qui s'est vraiment passé ce jour-là, V2 n'y est pour rien — si quelqu'un est parti sans avis, c'est un départ réel. Sans horaire confirmé ce jour-là, le quart de chacune (et donc la fermeuse) est estimé à partir de ses 8 dernières semaines. Si quelque chose vous semble faux, ouvrez « Pourquoi ? » sous le résultat : chaque décision y est expliquée.
Total des heures ÷ jours, selon les options ci-dessous. Les vrais quarts comptent toujours. Si la plage inclut aujourd'hui, la journée est comptée (avec un avertissement si un quart n'est pas terminé).
Les vrais quarts — punchs, quart modifié, quart ajouté, entrée manuelle de travail — comptent toujours. Cochez les types du calendrier à ajouter au total. Un bloc négatif se soustrait.
Moyenne par jour travaillé, mois par mois — le mois en cours est celui qui décide l'ordre de départ (sans les types cochés plus haut). Cliquez un mois pour le détailler ci-dessus.
Présence des enfants vs personnel requis à chaque instant de la journée. Poupons comptés seuls à 1:5 (jamais fusionnés), tout le reste fusionné à 1:8. La ligne « présent » vient des vrais pointages (jour passé / aujourd'hui) ou de l'horaire planifié (jour futur). Pour chaque changement de besoin, on indique l'écart de temps avec l'entrée/sortie d'employée la plus proche.
Cochez les personnes à ne PAS compter comme personnel présent (ex. cuisinière, administration, remplaçante hors ratio). Le choix est mémorisé.
À quelle heure la 1re, 2e, 3e… éducatrice doit-elle commencer ? Pour chaque jour passé, on trouve la minute où chaque éducatrice est devenue légalement nécessaire (le matin tous les groupes sont fusionnés à 1:8 — prématernelle 1:10 — poupons compris, jusqu'au seuil de poupons choisi ; à partir de là, les poupons ont leur propre éducatrice à 1:5. Chaque enfant est compté dans le groupe où il était ce jour-là). Ensuite, pour chaque poste, on retient l'heure qui aurait été à temps pour le pourcentage de jours choisi. La 1re éducatrice (ouverture) est toujours placée avant le tout premier enfant observé, peu importe ce pourcentage. ?Pourquoi pas la présence moyenne ? La moyenne lisse les arrivées : 7,4 enfants « en moyenne » à 7 h ne dit pas qu'un jour sur trois il y en avait 9 (2 éducatrices). Ici on regarde chaque jour séparément, puis on choisit un niveau de risque : 100 % = jamais en retard (mais souvent trop tôt), 80 % = à temps 4 jours sur 5.
Cochez les personnes hors ratio (cuisinière, administration…). Le choix est mémorisé.
Notez chaque parent qui demande une place de soir ou de nuit, avec les jours et les heures voulus. Une plage qui finit plus tôt qu'elle ne commence (ex. 15:00 → 01:00) se termine le lendemain et reste affichée sur le jour où elle commence. Décochez une demande pour la retirer des graphiques sans la supprimer.
Chaque marche = une famille qui commence. Cliquez une date (ou une ligne du tableau) pour voir les graphiques plus bas en date de ce jour-là.
Chaque arrivée / départ d'enfant fait à la main — sur le téléphone d'une employée ou dans le site admin — avec qui l'a fait. Les scans de fob n'y sont pas.
Relevé chaque minute : quand le dispatcher a commencé (et cessé) de dire que la journée d'une employée était terminée, comparé à l'heure où elle a vraiment pointé sa sortie. Écart = sortie − première recommandation.
Quand un quart se termine plus tôt (ou plus tard) que l'horaire confirmé, la différence est détectée automatiquement — vous confirmez ou ignorez chaque cas. La banque additionne les heures coupées du mois : elle repart à zéro le 1ᵉʳ de chaque mois (les mois passés restent consultables). En cas d'égalité — surtout en début de mois — le classement du mois précédent est repris : la plus coupée le mois dernier commence dernière à couper. La personne la moins coupée est en tête, donc à couper en premier la prochaine fois; les heures faites en plus se soustraient. Une nouvelle employée démarre à la moyenne de l'équipe. Visible ici seulement, pas aux employées.
Ordre de départ du mois affiché quand les banques sont égales (1 = coupée en premier). Indispensable au lancement — les banques prennent le dessus dès qu'elles divergent.
Laissez « De » et « À » vides pour supprimer toute la journée. Laissez « À » vide pour retirer jusqu'à minuit (fin de journée). Seule la période choisie est retirée (la présence est découpée autour).
Choisissez une période : on passe en revue, cas par cas, les journées où un pointage cloche — deux scans rapprochés (double scan du parent), deux arrivées de suite, un départ sans arrivée, une arrivée sans départ. Vous corrigez sur place ou vous passez au suivant.
Liste indicative (Loi et Règlement sur les services de garde éducatifs à l'enfance, fiscalité). À valider auprès du ministère de la Famille ou d'un conseiller : les références changent. Le modèle devient une tâche ordinaire, modifiable librement.
Vous pourrez ajouter d'autres échéanciers ensuite (ex. un par employée), depuis la fiche de la tâche.
Les échéanciers, l'historique des occurrences faites et les fichiers joints seront perdus. Pour confirmer, tapez SUPPRIMER ci-dessous.
Nom et couleur de chaque catégorie. Supprimer une catégorie renvoie ses tâches dans « Autre ».